Het hele team – inclusief de werf- en projectleiders van bouwbedrijf DCA – gebruiken sinds 2021 de Timesheets App om hun activiteiten te registreren. De personeelsdienst? Die heeft een veel beter zicht gekregen op de verschillende activiteiten en laat het manueel ingeven van uren definitief achter zich. Bekijk hieronder de testimonial of lees het bijgevoegde artikel.
KPD module: People
Feature: Timesheet App
Via digitalisering naar meer efficiëntie en transparantie
Joyce Dickens, medewerker op de personeelsdienst, vertelt: ‘Binnen de DCA-groep stellen we ongeveer 600 mensen te werk. Op het einde van de maand zaten we met 3 mensen de lonen te verwerken en lieten we alle andere taken vallen. De uren werden genoteerd door de ploegbaas, dat papier ging naar de werfleider om dan uiteindelijk bij ons uit te komen op de personeelsdienst. Van tijd tot tijd ging er ook informatie verloren en konden we geen verantwoordelijke aanduiden.
In 2020 hebben we dan ook de knoop doorgehakt en zijn we op zoek gegaan naar een digitale oplossing die ons tijd en werk kan besparen, én meer transparantie in onze processen zou brengen. Op aanraden van KPD, onze huidige software partner, hebben we ons verdiept in de Timesheet App en in 2021 zijn we er mee van start gegaan.’
Vroeger waren er 3 personen op de loonverwerking, nu 1
Urenregistratie moet vooral makkelijk en efficiënt zijn. Joyce: ‘We wisten dat het manueel invoeren erg tijdrovend is en dat er andere, meer efficiënte oplossingen zijn. We waren op zoek naar een oplossing waarmee we de uren onmiddellijk konden importeren in ons ERP-pakket.
Onze flow zit nu véél eenvoudiger in elkaar. De werfleider duidt een activiteit per persoon aan in de App en wij importeren deze activiteiten in ‘People’ – de KPD module die toegespitst is op loonvoorbereiding en rapportage. In enkele klikken en één oogopslag houden we altijd overzicht van gewerkte uren, verlof, ziekte en overuren.’
DCA wist op die manier zijn aantal payroll medewerkers terug te schroeven van 3 naar 1 voltijdse medewerker.
Een gefundeerde implementatie
Na de implementatie van de Timesheet App gingen de HR medewerkers van DCA naar elke werf om de module uit te leggen. Dit werd niet altijd even enthousiast onthaald. ‘Het is toch goed hoe het nu gaat’, was één van de puntjes van feedback.
Omdat de personeelsdienst een duidelijke training heeft gekregen van de KPD consultant, werden ze klaargestoomd om een weerwoord te bieden tegen dit soort feedback én om dieper in te gaan in bepaalde functionaliteiten.
Joyce: ‘We luisterden naar de feedback en gingen verder in op de voordelen die een omschakeling zou geven voor onze mensen on-site. De ploegbazen namen het heft in handen en gingen zichzelf verdiepen in de Timesheet App. Ze zien nu ook het nut in van de App. We kunnen concluderen dat de integratie, na enige resistentie in het begin, positief onthaald is.’
De favoriete Timesheets App-functie van DCA?
Dat is veruit de integratie met de ‘People’ module.
Joyce sluit af: ‘Het is superhandig om de uren in People in te laden en daarin controles te doen. We hebben onmiddellijk alle informatie bij de hand om de lonen correct te verwerken. Omdat we nu 1 verantwoordelijke hebben voor loonverwerking, weet het volledig team ook meteen waar ze moeten zijn bij vragen. De 2 andere medewerkers kunnen zich nu eenvoudigweg focussen op andere taken binnen onze HR dienst.’
Over DCA
Met een slagzin als ‘Meer dan bouwen’ past DCA perfect in het DNA van KPD. Meer dan 50 jaar ervaring maakt dat DCA een gerenommeerde bouwpartner is voor verschillende type projecten. Als Kempens bouwbedrijf klasse 8 (bege)leiden ze een project van de eerste steen tot de laatste afwerking. Onder DCA vallen DCA bouwbedrijf, DCA infra, DCA woonprojecten en Coraco.
