Begrippen van
E-facturatie

E-facturatie, of elektronische facturatie, verwijst naar het proces van het elektronisch verzenden, ontvangen, verwerken en opslaan van facturen tussen bedrijven en organisaties. Hierbij worden traditionele papieren facturen vervangen door gestructureerde digitale documenten.

E-facturatie biedt talloze voordelen, waaronder verhoogde efficiëntie, vermindering van papierwerk, snellere verwerkingstijden, nauwkeurigere gegevensinvoer en kostenbesparingen. Bovendien ondersteunt het milieuvriendelijke praktijken door het verminderen van papiergebruik. Het is tevens verplicht vanaf 2024.

De meest gangbare formaten voor e-facturatie zijn UBL (Universal Business Language) & XML. Deze gestructureerde formaten stellen bedrijven in staat om gestandaardiseerde facturen uit te wisselen die gemakkelijk te verwerken zijn.

E-facturatie wordt gereguleerd door nationale en internationale wet- en regelgeving. In veel landen is e-facturatie volledig legaal en wordt het zelfs gestimuleerd door overheden. Het is echter belangrijk om de geldende voorschriften in uw regio te kennen en na te leven.

Veiligheid is een prioriteit bij e-facturatie. Encryptie en beveiligde verbindingen worden gebruikt om gevoelige financiële informatie te beschermen tijdens verzending. Daarnaast moeten integraties voldoen aan strenge veiligheidsnormen.

Het PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) is een infrastructuur die elektronische documenten, waaronder e-facturen, tussen deelnemende bedrijven en overheidsinstanties uitwisselt. Het vergemakkelijkt een veilige en gestandaardiseerde e-facturatie over grenzen heen.

XML (eXtensible Markup Language) is een opmaaktaal die wordt gebruikt om gegevens te structureren en te definiëren. In e-facturatie wordt XML gebruikt om e-facturen op een gestandaardiseerde manier te formatteren. Hierdoor kunnen belangrijke factuurdetails op een consistente en leesbare wijze worden vastgelegd.

PEPPOL fungeert als een veilig en gestandaardiseerd netwerk voor het uitwisselen van zakelijke documenten, waaronder e-facturen. XML wordt gebruikt als het gestructureerde formaat om de factuurinhoud te coderen. E-facturen worden in XML-formaat gemaakt en via het PEPPOL-netwerk tussen handelspartners en overheidsinstanties uitgewisseld.

• Standaardisatie: PEPPOL en XML zorgen voor uniforme formaten en protocollen, waardoor compatibiliteit tussen verschillende systemen en landen mogelijk wordt.
• Efficiëntie: De gestructureerde aard van XML en de veilige uitwisseling via PEPPOL versnellen het facturatieproces en verminderen de kans op fouten.
• Internationale conformiteit: Het gebruik van PEPPOL en XML waarborgt naleving van internationale normen en regelgeving voor e-facturatie.

Ja, meestal is speciale software of integratie vereist om e-facturen in het XML-formaat te genereren en deze via het PEPPOL-netwerk te verzenden. Integraties en partners van KPD bieden ondersteuning voor PEPPOL en XML.

PEPPOL stroomlijnt grensoverschrijdende handelsprocessen door gestandaardiseerde uitwisseling van e-facturen en andere documenten mogelijk te maken. Dit vermindert administratieve rompslomp en vergemakkelijkt handel tussen bedrijven uit verschillende landen binnen Europa.

E-facturatie verlicht de administratieve last voor de boekhouding aanzienlijk. Gegevensinvoer wordt geautomatiseerd, wat resulteert in minder kans op menselijke fouten. Dit leidt tot snellere verwerking en meer tijd voor strategische taken.

Hoewel e-facturatie talloze voordelen biedt, kan verouderde software en training een uitdaging zijn. Onze experts helpen je graag verder met het juiste advies.

Absoluut. E-facturatie is niet langer voorbehouden aan grote ondernemingen. Er zijn oplossingen beschikbaar die zijn afgestemd op de behoeften en schaal van kleine bedrijven, waardoor ze kunnen profiteren van de voordelen van e-facturatie.

De implementatietijd varieert afhankelijk van de complexiteit van jouw bedrijfsprocessen. Onze experts geven een duidelijke tijdsindicatie voor de implementatie.

E-facturen moeten worden gearchiveerd volgens de geldende wettelijke voorschriften. Dit kan digitaal gebeuren, zolang de gekozen oplossing de integriteit en toegankelijkheid van de facturen op lange termijn garandeert.

Een KPD-expert staat voor je klaar om je te begeleiden bij de overgang naar e-facturatie. We beginnen met het begrijpen van jouw specifieke zakelijke behoeften en processen. Vervolgens helpen we je bij het selecteren van de juiste partner die naadloos aansluit op jouw vereisten.