Het Peppol-netwerk: Hoe het de uitwisseling van elektronische facturen revolutioneert

Wat is Peppol?

Het Peppol-netwerk, wat staat voor Pan-European Public Procurement On-Line, is een initiatief dat tot doel heeft de e-invoicing binnen Europa te standaardiseren en te vereenvoudigen. Het is een netwerk van autoriteiten, bedrijven en solution providers die gebruik maken van een set van open standaarden om elektronische documenten, waaronder facturen, te versturen en te ontvangen.

Werkwijze E-invoicing met Peppol?

Infrastructuur en toegangsnetwerk

Peppol is gebaseerd op een vierlagig model dat zorgt voor de veilige en betrouwbare uitwisseling van elektronische documenten. Deze lagen zijn:

• Documentenstandaarden: Peppol maakt gebruik van gestandaardiseerde documenten die de inhoud van elektronische facturen, bestelbonnen, pakbonnen en andere zakelijke documenten definiëren. Dit zorgt voor consistentie en compatibiliteit tussen verschillende systemen.
• Netwerkprotocol: Het Peppol-netwerk maakt gebruik van het eDelivery-protocol, gebaseerd op de AS4-messagingstandaard. Dit protocol zorgt voor de veilige en betrouwbare verzending van documenten tussen partijen.
• Access Points: Om verbinding te maken met het Peppol-netwerk, moeten organisaties gebruik maken van een gecertificeerde Access Point (AP) provider. Dit Acces Point fungeren als intermediairs die documenten verzenden en ontvangen namens hun klanten. KPD gebruikt hiervoor eigen Access Point.
• SMP (Service Metadata Publisher): Dit is een register waar de routinginformatie van de deelnemers wordt opgeslagen. Het SMP helpt bij het identificeren van de juiste ontvanger en de bijbehorende AP.

Documentuitwisseling

De uitwisseling van documenten binnen Peppol volgt een gestandaardiseerd proces:

• Opstellen van een document: De verzender maakt een elektronisch document, zoals een factuur, volgens de Peppol-standaard.
• Verzending via het KPD Access Point: Het document wordt naar de AP van de verzender gestuurd. De AP valideert en zet het document om naar het juiste formaat indien nodig.
• Routing en levering: De AP van de verzender stuurt het document via het Peppol-netwerk naar de Acces Point van de ontvanger. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de gegevens in het SMP-register om de juiste ontvanger te identificeren.
• Ontvangst en verwerking: De AP van de ontvanger ontvangt het document, valideert het opnieuw en levert het af bij de ontvanger. De ontvanger kan het document dan in hun eigen systeem verwerken.

Voordelen van het Peppol-netwerk

• Kostenbesparing: De automatisering van facturerings- en inkoopprocessen via Peppol leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen. Handmatige verwerking van papieren facturen en andere documenten is tijdrovend en foutgevoelig. Met Peppol kunnen bedrijven deze processen digitaliseren, wat leidt tot snellere verwerkingstijden en minder kans op fouten. Dit resulteert in lagere operationele kosten en een snellere cashflow.
• Veiligheid en betrouwbaarheid: Peppol maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsprotocollen zoals AS4 voor de veilige overdracht van documenten. Alle communicatie binnen het Peppol-netwerk is versleuteld, wat de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens waarborgt. Daarnaast zorgt de gecertificeerde KPD Acces Point voor een betrouwbare en stabiele uitwisseling van documenten.
• Verbeterde cashflow & efficiëntie: Door de snellere verwerking van facturen en betalingen via Peppol kunnen bedrijven hun cashflow aanzienlijk verbeteren. De tijd tussen het verzenden van een factuur en het ontvangen van betaling wordt verkort, wat resulteert in een betere liquiditeitspositie. Daarnaast kunnen bedrijven profiteren van vroegbetalingskortingen en boetes voor late betalingen vermijden.
• Standaardisatie: Door gebruik te maken van de standaarden die zijn vastgesteld binnen het Peppol-netwerk, kunnen bedrijven eenvoudig communiceren met hun handelspartners, ongeacht hun locatie of het gebruikte systeem.

De rol van KPD

Bij KPD geniet je van een betrouwbaar KPD Acces Point om ervoor te zorgen dat jouw overgang naar digitale facturatie veilig en naadloos verloopt. Met een duidelijke koers naar volledige digitalisering fungeren deze partners als de toegangspoort om voorop te blijven lopen. Ervaar vandaag nog het gemak en de efficiëntie van digitale uitgaande facturatie met KPD Finance.

Conclusie

Peppol biedt een robuust, veilig en efficiënt platform voor de uitwisseling van elektronische documenten. De gestandaardiseerde werkwijze en de vele voordelen maken het een aantrekkelijke keuze voor bedrijven en overheidsinstellingen die hun bedrijfsprocessen willen optimaliseren en kosten willen besparen. Met zijn wereldwijde interoperabiliteit en sterke focus op beveiliging en betrouwbaarheid, is Peppol goed gepositioneerd om de norm te worden voor elektronische handel in de 21e eeuw.