E-Invoice met de
Peppol-integratie
Vereenvoudig moeiteloos jouw factuurbeheerprocessen met de kracht van e-facturatie via Peppol binnen het ecosysteem van KPD. De UBL-standaard maakt het mogelijk om e-invoices snel en foutloos te versturen en in te lezen.
E-facturatie?
Korte inleiding in E-invoice.
E-invoice, ook bekend als elektronische facturatie, impliceert dat zowel uitgaande als inkomende facturen in digitale vorm worden gecreëerd, verzonden en ontvangen. Hierbij dien je het gestructureerde UBL/XML-formaat te hanteren volgens de Europese standaard. Voor het genereren of ontvangen van e-invoices is software vereist die facturen automatisch omzet in wettelijk erkende digitale facturatie.
In de komende tijd zullen bedrijven verplicht zijn om elektronische facturen (e-invoice) te verzenden naar en te ontvangen van andere ondernemingen. De Europese Commissie maakt werk van een wetsvoorstel, VAT in the Digital Age (ViDA), dat e-invoicing voor B2B-transacties verplicht. Deze verplichting is ook aangekondigd door Vincent van Peteghem, de minister van Financiën, in de beleidsnota voor Financiën in het jaar 2022. Het streven is dat elektronische facturering en ontvangstbewijzen de norm worden.
PDF wordt XML.
Waarop letten?
Bij elektronische facturatie komt aangepaste software kijken. PDF-bestanden voldoen niet aan de recente voorschriften. Er worden XML-bestanden gegenereerd volgens de UBL-structuur (Universal Business Language), die de nieuwe Europese norm wordt voor softwarevereisten. Een e-factuur is een XML-factuur die voldoet aan de Europese norm (Peppol, versie 2 of 3) en die aangeleverd wordt volgens de Peppol afspraken. Boekhoudkundige software, zoals Finance, genereren de XML e-invoices auatomatisch waardoor je efficiënt e-invoices vertstuurd. Dankzij de gestandaardiseerde structuur worden facturen bij ontvangst automatisch geïmporteerd in de boekhouding via onze handige module ‘E-invoice’.
Timing.
Van België naar Europa.
Vanaf 1 juli 2024 zal e-invoicing verplicht worden gesteld voor B2B-facturatie, volgens het volgende tijdschema:
- Voor ondernemingen met een omzet groter dan 9.000.000 euro zal deze overgang plaatsvinden vanaf 2024.
- Vanaf 1 januari 2025 geldt de verplichting voor bedrijven met een omzet boven de 700.000 euro.
- Vanaf 1 juli 2025 wordt e-invoicing verplicht voor alle ondernemingen, met uitzondering van diegenen met een btw-vrijstelling als kleine ondernemingen.
- Vanaf 1 januari 2028 zullen alle ondernemingen, zonder uitzondering, e-facturatie moeten implementeren.
Ben je benieuwd naar de meest actuele berichtgeving? Ontdek het via dit artikel van Minister Van Peteghem.
Bovendien wordt elke organisatie in België vanaf 1 januari 2024 verplicht om e-invoices te kunnen ontvangen en accepteren. Het is niet langer toegestaan om een papieren factuur te eisen wanneer een digitale versie beschikbaar is. Deze stappen vormen een integraal onderdeel van de modernisering van facturatieprocessen en dragen bij aan efficiëntie en naleving van de geldende regelgeving.
Verscheidene andere Europese landen hebben al enige tijd ervaring met e-invoicing. Inmiddels is het systeem verplicht gesteld in landen zoals Frankrijk en Polen voor B2G (Business-to-Government), terwijl in Italië zelfs B2B (Business-to-Business) via het Italiaanse SDI-netwerk verplicht is. Frankrijk heeft zich zelfs gecommitteerd om digitale facturatie uit te breiden naar B2C (Business-to-Consumer) tegen 2024-25. Vanuit Europa wordt al geruime tijd gewerkt aan het Europese Peppol-netwerk en de Billing Bis 3.0-norm voor UBL. Benieuwd in welke landen het al de standaard is? Ontdek het via deze link.
Wat kun je verwachten?
Advies op maat.
Uitgaande facturatie
Klaar voor de versnelling.
In de snel evoluerende wereld van de bouwindustrie is het cruciaal om bij te blijven met de nieuwste technologieën en efficiënte bedrijfsprocessen. Volgens het laatste trendrapport van Buildwise staat digitalisatie erg hoog op de prioriteitenlijst. Voor bouwbedrijven vormt uitgaande facturatie vaak een uitdaging, of dit nu via vorderingsstaten met herzieningsformules is of via schijvenfacturatie volgens de Wet Breyne. Het effectieve beheer van facturatie in de bouwsector vergt niet alleen een grondig begrip van de technische en wettelijke vereisten. Ook de capaciteit om naadloos te integreren met de bestaande bedrijfsprocessen is erg belangrijk. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste aspecten waar bouwbedrijven rekening mee moeten houden wanneer ze e-invoicing gebruiken voor hun uitgaande facturatie.
Vandaag & morgen
Zeg vaarwel tegen de moeilijkheden van handmatige facturatie! Omarm het moderne tijdperk van e-facturatie met de kracht van de Open Peppol (Pan-European Public Procurement Online) standaard, gefaciliteerd via het Mercurius platform van de overheid. Lees meer op www.digital.belgium.be/e-invoicing.
E-invoicing via Peppol is aanvankelijk opgezet voor het efficiënt factureren naar overheidsinstanties zoals VMSW, GO! Onderwijs, AWV, en grote klanten zoals Elia, Aquafin en Proximus. Deze mogelijkheid wordt nu uitgebreid naar alle B2B-transacties, wat betekent dat vlotte facturatie met zowel overheidsinstanties als zakelijke partners verzekerd zijn.
Factureren zonder zorgen
E-invoicing begint met het opstellen van een XML-factuur in KPD Finance. Zodra de factuur gereed is, wordt deze doorgestuurd naar een Access Point. Het Access Point speelt een cruciale rol in het traject naar digitale facturatie, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de verbinding met het Peppol-platform.
We werken samen met vertrouwde Access Points, zoals Arco, Codabox, en Ixordocs, om ervoor te zorgen dat jouw overgang naar digitale facturatie veilig en naadloos verloopt. Met een duidelijke koers naar volledige digitalisering is dit de toegangspoort om voorop te blijven lopen. Ervaar vandaag nog het gemak en de efficiëntie van digitale uitgaande facturatie.
Inbound facturatie.
Inlezen en klaar.
Van papier naar XML
Het tijdperk van de bekende problemen met OCR-software die worstelt om PDF-facturen te interpreteren, behoort tot het verleden. Dankzij Peppol worden facturen direct ingelezen en moeiteloos geboekt.
Snelle verwerking van facturen
Dankzij het gebruik van UBL is het mogelijk om facturen snel te verwerken. De gestructureerde opmaak en de duidelijke veldindeling in UBL-facturen dragen bij aan een efficiënte verwerking van financiële documenten inclusief de opmaak van de factuurhoofding en boekingslijnen. Deze aanpak minimaliseert vertragingen en fouten die kunnen optreden bij handmatige gegevensinvoer, waardoor bouwbedrijven kunnen profiteren van een vlotter en nauwkeuriger facturatieproces. Door een Acces Point te gebruiken, ervaar je moeiteloze integratie met de Peppol/Mercurius platforms. Deze functionaliteit kan naadloos worden gekoppeld aan Project- en/of Finance.
E-invoice in Finance of Project
In een tijdperk waarin technologie de bouwsector transformeert, biedt het KPD ecosysteem een geïntegreerde en innovatieve aanpak voor project- en financieel beheer binnen de bouwindustrie. Een bijzonder krachtige toevoeging aan dit ecosysteem is het concept van E-invoicing met Peppol. Door E-invoicing met Peppol te omarmen, kunnen bedrijven in de bouwsector zowel in projectmanagement als financiële processen aanzienlijke efficiëntie en nauwkeurigheid bereiken. Ontdek KPD Project of KPD Finance.
Snel aan de slag met E-invoicing via KPD
Als softwarepartner staat KPD klaar om ondersteuning te bieden bij de overstap naar e-invoicing. We begeleiden je tijdens het hele proces, van de initiële planning tot de implementatie en integratie van e-invoicing in jouw bedrijfsomgeving. Onze expertise stelt ons in staat om jouw specifieke behoeften te begrijpen en op maat gemaakte oplossingen aan te bieden. Wil je graag meer informatie over het instellen van benodigde velden, het boeken van een UBL-formaat of het waarborgen van een vlotte gegevensstroom? Onze experts zorgen voor een vlot én soepel verloop naar e-invoicing. Ons doel is om ervoor te zorgen dat jouw facturatieproces efficiënter en nauwkeuriger wordt, terwijl we tegelijkertijd zorgen voor naleving van de geldende normen en voorschriften.
Neem een duik in een nieuwe manier van werken.
We denken dat je het leuk gaat vinden.
Geloof ons niet zomaar.
Customer cases.
Joyce Dickens
DCA
Feature: Timesheets App
Bart Raats
Dethier
Module: Tendering
Peter D’Aubioul
Sodemat Eiffage
Feature: Logistics App
Uitgebreide klantondersteuning
Neem contact op met een KPD-expert via help.kpd.be, e-mail of telefoon.
Technische Dienst
Het IT-proces wordt volledig geoptimaliseerd zodat je met een gerust hart kunt focussen op wat echt telt. Onze technische staf is gespecialiseerd in hardware – en cloudoplossingen voor bouwprofessionals en aanverwante bedrijven.
Advies
Verlies geen enkel detail uit het oog dankzij onze consultants. Op basis van analyses stellen zij de meest geschikte modules en tools voor.
Altijd up-to-date
Blijf steeds up-to-date door onze toegankelijke e-books, webinars en release notes.
Klaar om te versnellen?
Blijf up-to-date via onze nieuwsbrief.
"*" geeft vereiste velden aan
